완벽 해외출장 지침 100선

초보 상사맨들의 완벽 해외출장 지침 100선  (삼성물산 제공)

 

항공권 및 호텔 예약 관련
여권 유효기간의 만기여부 확인
미국, 일본, 중국 등 입국사증이 필요한 경우 비자 신청
항공권 예약 : 도착시간이 이른 아침이거나 심야는 피하는 것이 좋음
항공편은 가능한 선진국 항공사나 도착국의 항공사, 그리고 선호도가 높은 항공사를  이용할 것 :
테러 등 국제적 정세도 고려하여 항공사를 선택할 것
환승시, 짐을 부칠 때 목적지에서 바로 찾을 수 있는 것인지 확인할 것
호텔 및 필요시 렌터카 예약 : 호텔의 등급 및 요금 사전 확인

 

출장 품의 등 서류 준비
출장 스케줄 조정 및 유관부서와 업무협의 진행
출장 품의는 출장예정일 1주 전까지 사내시스템에 상신
일정 협의 및 작성 후 반드시 출장지 지점의 confirm을 받을 것.
프리젠테이션 자료 준비시 사내 유관 부서의 확인 및 검토를 받을 것
출장 중 필요한 예산을 감안하여 출장경비 신청
거래선 및 거래선 면담자에 대한 정보 확보
시차, 기후, 특별한 관습 등 출장지에 대한 정보를 확보할 것
출장지의 항공, 철도 등 주요 교통편 Time Table, 요금, 소요시간 및 유의사항 등에 대한 정보를
확보할 것  
 
짐은 가급적 hand-carry가 가능한 수준으로 할 것
여권 등 증명서는 사본을 만들어 놓을 것
지점 및 방문처의 연락번호를 미리 확보할 것
출장지의 지점에 출장자의 영문 Full Name과 여권번호를 통보할 것
출장지의 교통상황을 사전에 잘 파악할 것
해당국가 관련 서적을 반드시 일독할 것
이동 시간이 길 경우 읽을 책을 꼭 준비할 것.
환율을 Check할 것
안경을 착용하는 경우 비상 안경도 하나씩 가져 갈 것.
필요시 핸드폰 로밍 서비스를 신청할 것
특수언어 국가로 출장 갈 경우에는 현지어 사전을 구입하여 간단한 회화는 미리 준비할 것
충분한 양의 명함을 준비할 것
Y-셔츠 및 속옷은 매일 갈아 입을 만큼 준비할 것
구두는 항상 깨끗한 상태를 유지할 것
취급 제품의 영문명은 물론 현지어 표현법도 확인할 것 :
화학품목의 경우 중국에서는 중국식 명칭으로만 통용
회사 소개 자료 등 거래선에 제공할 자료는 조금 많이 가져 갈 것
거래선 선물 준비 : 선물은 한국적인 것이 좋으며 출장국의 종교 및 관습상 금기시하는
물품이 아닌지, 그리고 과거 어떤 선물을 했는지를 확인하여 중복을 피하는 것이 좋음.
여분의 선물 및 지점 선물 준비
소화제, 진통제 등 비상약품 준비
고객과 동행하는 경우 기후, 관습, 거래선 등 출장에 대한 자세한 정보를 제공할 것
출장 기간중의 일정을 한눈에 알아볼 수 있는 출장일정표를 작성할 것 :
숙박시설 정보,교통편 정보, 긴급연락처 등
장기간 출장의 경우 숙박 및 교통편은 Re-Confirmation이 필수적임.
출장경비를 가불 받아 환전     
출장 일정 중에 방문이 가능한 유명 관광지나 유명 레스토랑을 미리 List-up해 놓을 것 
 
거래선 미팅시 당황되는 일이 있어도, 표정을 드러내어서는 안됨
동행한 고객과 함께 현지에서 거래선과 미팅을 가질 때에는 고객의 의사를 정확히
파악하여전달하도록 노력할 것
회의 중 의문이 있거나 상대방이 잘 못 이해한 것처럼 인식될 때에는 즉시 확인하여
착오가 없도록 할 것
거래선 면담시, 곧바로 브리핑 자료를 꺼내는 것은 예의가 아니며,
우선은 가벼운 대화로 편안한 분위기를 만들 것
프리젠테이션을 진행할 경우, 회의의 성격에 따라 품목에 관한 구체적인 정보나
데이터 등의 언급 여부를 사전에 결정할 것
프리젠테이션 자료는 전체적인 회사 소개 자료, 구체적인 품목 자료 등을
따로 준비하여 활용하는 것이 효과적임
각 회의마다 회의 의제와 목표를 분명히 인지하고 회의 전략을 수립할 것
통역시에는 일행 중 가장 선임자를 향해 말할 것
매일 매일 일정을 수시로 확인하여 다음 일정 진행에 차질이 없도록 할 것
중국의 경우 면담 자리에서도 술이 동반되는 경우가 많으니 유의할 것 
 
조리시간이 다소 걸리는 음식을 주문할 시에는 상대방의 양해를 구하고 먼저 주문하여
동반자들과 식사 시간을 맞출 것
식사 접대시에는 만족할 만한 수준의 음식을 주문해야 함
출장지의 유명 요리 및 식사법에 대해 숙지할 것
술자리에서는 출장지의 문화에 맞는 주류를 주문할 것 : 한국식 폭탄주는 지양할 것
주류 주문시 가급적 출장지의 유명 주류를 주문할 것: 중국의 경우 8대 명주를 주문
출장지의 茶 문화에 대해 숙지하고 茶道에 대해서도 공부할 것
거래선과 친분이 있는 경우 상황에 따라 팩소주, 컵라면 등을 활용하는 것도 좋은 방법임
유흥업소에서는 팁을 함부로 주지 말 것 
 
호텔 투숙 시, 일행의 방 위치를 미리 확인할 것
Wake-up Call을 활용하여 시차에 적응하도록 노력할 것
호텔에서는 비싼 냉장고 음료수보다는 밖에서 구매한 식수를 이용할 것
고객 동반 출장시 고객의 취향을 미리 파악하여 적합한 방으로 예약할 것
호텔의 팁 문화도 지역에 따라 차이가 있으므로 사전에 팁 문화를 확인할 것 
 
택시로 이동시에는 안전을 고려하여 호텔 콜택시를 이용할 것
본사와 항시 연락 체계를 구축할 것 : 본사에서 연락할 수 있도록 호텔 및 지점에
긴급 연락처를 남겨 놓을 것
이동중에는 간단한 지역 특산물을 간식꺼리를 준비하여 동행하는 분들께 대접할 것
출장지 혹은 경유지의 유명 관광지나 일화가 있다면 미리 공부하여 소개할 수 있도록 할 것
고객의 항공편 발권시 고객의 좌석 취향을 확인하고 발권할 것 : 창가 좌석, 비상구 인근 좌석 등
타지역으로 이동시, 출장국 거래선과 지점에 전화, 메일 등을 활용하여 감사 인사를 전할 것
고객과 함께 항공기에 탑승하였으나 고객과 좌석 등급이 다른 경우, 수속 시간이
차이가나므로 비교적 앞자리 탑승권으로 발권 받아 고객이 기다리지 않도록 할 것 
 
업무 관련
지점이 있는 지역으로 출장을 떠날 때에는 반드시 지점 사무실을 방문할 것
지점에 비용 부담을 주지 말 것
출장보고서는 매일 작성하여 송부하고 주요 사항이 발생할 시에는 즉시
본사와 연락을 취할 것
출장 중 본사에 1-2일 간격으로 상사에게 보고할 것.

 

음식 관련
출장 중에 수돗물을 바로 마시지 않을 것 :
레스토랑에서 제공되는 물도 먹지않는 것이 좋으며 반드시 MineralWater(식수)를 주문해서 마실 것.
야채와 샐러드는 반드시 세척 정도를 확인할 것 :
어지간히 씻어서는 죽지않는 기생충들이 있음

 

교통 관련
운전시 도로에 신호등이 많지않고 Stop Sign에 의해 질서가 유지되므로 유의할 것
오토바이가 많은 지역에서는 각별히 운전을 조심해야 하며 항상 방어운전 할 것
일방통행, 차량 좌측통행, 무단횡단 등이 많으므로 현지 교통체계를 숙지해야 함
차에 탑승시 반드시 유리창을 올리고 문을 잠글 것
차량 도난사고가 빈번하므로 공공주차장 이외의 장소에는 가급적 주차를 피하고,
차량에 귀중품을 방치하지 말 것
차량을 렌트하는 경우 반드시 보험에 가입할 것
택시를 이용할 때에는 목적지를 정확하게 발음하고, 미터기 사용을 요구할 것
인력거를 이용할 때에는 사전에 목적지를 밝히고 요금을 정확하게 정할 것
길을 물어볼 때에는 최소한 3번 이상 물어볼 것

 

기타
출장지의 유명 서점을 방문하여 베스트 셀러를 구입, 일독할 것
항상 출장지의 모든 일에 흥미와 관심을 가질 것
해당 국가의 역사와 문화를 깊이 이해할 것
항상 잔돈을 준비할 것
물건을 구입할 때에는 반드시 흥정할 것
카드를 이용하고 현금 소지는 자제할 것
환전은 미리미리 할 것
은행 등 공식적으로 허가받은 환전소에서만 환전할 것
한번에 많은 돈을 환전하지 말 것
물건 구입시 반드시 영수증을 요구할 것
술자리에서 일행이 만취했을 경우 즉시 숙소로 돌아갈 것
외국인임을 스스로 알리는 복장이나 행위는 하지 말 것
정치가 불안한 국가로 출장 갈 경우 정치에 대해 언급하지 말 것
생활수준이 낮고 유순하게 보인다고 현지인을 함부로 대하지 말 것 
 
귀국후 거래선 및 지점에 감사 메일을 발송할 것
출장 보고시, 업무 관련 보고 외에도 거래선 및 출장국에 대한 경험도 전파할 것.
출장지에서 좋은 레스토랑을 알게 되면 명함을 가지고 와서 전파할 것. 

[출처] 강과장은 해외출장 중|작성자 강효석