영수증 보관기간과 스캔 보관, 원본 폐기 가능할까? 법적 조건

종이 영수증 더미와 스캔된 전자결재 화면 사이에서 원본 폐기 여부가 남은 회계 담당자의 책상

영수증 스캔 보관만으로 증빙서류 5년 보관 의무를 채울 수 있을까요? 회계 증빙을 원본 폐기까지 인정받으려면 갖춰야 할 공인전자문서센터 보관 조건과, 하나금융TI Datarium이 전표를 전자문서·전자화문서 두 갈래로 보관하는 방식을 정리했습니다.

안녕하세요. 서비나라입니다.

영수증을 스캔해서 ERP에 첨부해 두고, 종이 원본은 서랍에 계속 넣어 둬야 할지 버려도 되는지 고민해 본 회계 담당자가 적지 않을 것입니다. 결론부터 말하면 "일단 스캔"만으로는 원본을 버릴 수 없습니다. 어떤 조건을 갖춰야 버릴 수 있는지가 이 글의 주제입니다.

지난 글(https://subby.tistory.com/878)에서%EC%97%90%EC%84%9C) 공인전자문서센터(이하 공전소)라는 제도 자체와 하나금융TI Datarium의 개요를 다뤘습니다. 이번 글은 그 각론으로, 회계 증빙이라는 한 가지 문서 유형에 초점을 맞춥니다.

회계 증빙, 왜 5년씩 쌓이는가?

법인세법 제112조는 법인에게 장부를 갖추고 복식부기로 기장하며, 관련 증명서류를 비치·보존하도록 요구합니다. 제116조는 그 기간을 신고기한이 지난 날부터 5년으로 못박고, 신용카드매출전표·현금영수증·세금계산서·계산서 네 가지를 이른바 적격증빙으로 정합니다.

국세기본법 제85조의3도 같은 방향입니다. 모든 거래의 장부와 증거서류를 5년간(역외거래는 7년간) 보존해야 하고, 전산조직으로 작성한 경우에는 정보보존장치에 보존하도록 규정합니다. 회계 부서마다 영수증과 세금계산서, 결재 서류가 계속 쌓이는 이유가 여기에 있습니다.

이미 종이가 필요 없는 증빙

카드사 거래정보와 전자세금계산서는 별도 보관 불요

법인세법 시행령 제158조 ④은 카드사로부터 월별이용대금명세서를 교부받았거나 ERP에 거래정보를 전송받아 보관하고 있으면, 신용카드매출전표를 수취·보관한 것으로 봅니다. 같은 조 ⑤은 현금영수증과 신용카드매출전표, 국세청에 전송된 전자세금계산서·전자계산서는 별도로 보관하지 않아도 된다고 정합니다. 건당 3만원 이하 거래는 애초에 적격증빙 수취 의무 자체가 없습니다(같은 조 ②).

유튜브 채널 세금엔 윤식이형도 같은 결론을 안내합니다. "결론적으로는 보관하지 않으셔도 됩니다. 카드사에서 월 이용대금명세서나 거래정보를 받는다면 영수증을 따로 보관하지 않으셔도 됩니다"라고 설명합니다(영상 내 발언).

그런데도 영수증을 계속 모으는 회사가 많은 이유는 세법이 아니라 다른 데 있다고 짚습니다. "아직도 카드 영수증을 보관하는 회사는 이유가 뭡니까? 그거는 이제 내부 관리 목적이 좀 큽니다. 예를 들어 법인카드를 여러 명이 사용하는 경우에는 어떤 목적으로 지출했는지 회사가 확인하기 어렵겠죠". 세법상 보관 의무와 내부 통제 목적이 서로 다른 문제라는 뜻입니다.

지자체의 종이영수증 폐지

같은 흐름이 공공 부문에도 있습니다. 행정안전부는 2018년 11월 1일부터 자치단체가 신용카드 결제 시 사용처가 발급하는 종이영수증을 보관하지 않아도 된다고 2018년 10월 25일 발표했습니다. 카드 사용정보가 카드사와 연계되면서 전자영수증이 회계 시스템(e호조)에 자동 첨부되는 구조입니다. 행안부가 보도자료 본문에서 추산한 효과는 연간 회계처리 1,386만 8천 건 기준으로 공무원 인건비와 종이비용 연 850억 원 절감입니다.

증빙 유형	종이 원본 필요 여부	근거
신용카드매출전표	불요(카드사 명세서·ERP 전송 거래정보 보유 시)	법인세법 시행령 제158조 ④·⑤
현금영수증·전자세금계산서·전자계산서	불요(국세청 전송분)	같은 조 ⑤
건당 3만원 이하 거래	애초 수취 의무 없음	같은 조 ②
간이영수증 등 그 외 실물 증빙	필요(다음 절 참고)	법인세법 제116조①

남는 종이 증빙, 스캔해서 서버에 두면 되는가?

같은 스캔 영수증 파일이 자체 서버 보관과 공인전자문서센터 보관으로 갈라지는 두 갈래

표 마지막 줄에 남은 실물 증빙, 즉 간이영수증이나 종이 세금계산서, 결재 서류는 이야기가 다릅니다. 스캔해서 서버에 올려두는 것만으로 원본을 버려도 되는지가 실무에서 가장 자주 부딪히는 질문입니다. 이 판단에서 실무자들이 걸려 넘어지는 지점을 IT 업계에서 25년 넘게 지켜봤습니다. "스캔했으니 끝"이라고 판단하는 경우를 흔히 봅니다.

국세청 답변에 숨은 조건

국세청 국세상담센터가 2017년 6월 21일 내놓은 서면 답변(민원번호 1AA-1706-074633)이 이 질문에 대해 국세청이 문서로 남긴 답입니다. 질의인은 전화 상담에서 이런 취지의 답을 들었다고 밝혔습니다. "감사 때 증빙서류 요청 시 출력만 할 수 있다면 스캔 보관도 종이영수증 보관과 같은 효력으로 인정된다."

그런데 서면 답변은 조건을 달았습니다. "귀 질의의 경우 귀사의 장부 및 증빙서류의 보관이 국세기본법 제85조의3 제4항 및 전자문서 및 전자거래기본법 제5조 제3항에 해당되면 증거서류를 갖춘 것으로 보고 있습니다.다만 계약서 등 위조ㆍ변조하기 쉬운 장부 및 증거서류로서 국세기본법 시행령 제65조의7 2항의 서류는 제외합니다." 답변이 인용한 전자문서법 제5조 제3항과 시행령 제65조의7 제2항은 질의 당시 조문 번호이며, 현행은 각각 제5조 제2항과 제65조의7 제3항입니다. 스캔 파일 자체가 아니라 전자화문서로 변환해 공전소에 보관한다는 조건이 붙어 있었던 것입니다.

정보보존장치에 두는 것만으로는 부족했던 이유

2001년 국세청 예규(서이46012-10299)는 더 단호했습니다. "증빙서류를 정보보존장치 등에 의하여 보존하는 때에도 원본을 폐기하는 경우에는 증빙서류의 보존의무를 이행한 것으로 볼 수 없다"고 밝혔습니다. 이 해석은 지금의 제4항이 자리 잡기 전의 기준이라 그대로 적용되지는 않습니다. 다만 "그냥 스캔해서 서버에 두는 것"과 "공전소에 보관하는 것"이 왜 다른 취급을 받는지 보여주는 대비 자료로는 여전히 유효합니다.

제85조의3 ④항이 만든 출구

이 공백을 메운 조항이 국세기본법 제85조의3④입니다. 이 항은 2012년 6월 개정으로 지금의 문구가 됐습니다. "제1항을 적용하는 경우 「전자문서 및 전자거래 기본법」 제5조제2항에 따른 전자화문서로 변환하여 같은 법 제31조의2에 따른 공인전자문서센터에 보관한 경우에는 제1항에 따라 장부 및 증거서류를 갖춘 것으로 본다. 다만, 계약서 등 위조ㆍ변조하기 쉬운 장부 및 증거서류로서 대통령령으로 정하는 것은 그러하지 아니하다." 스캔이라는 행위 자체가 아니라, 전자화문서라는 법적 지위와 공전소라는 보관 장소가 함께 갖춰져야 한다는 뜻입니다.

다만 단서가 있습니다. 국세기본법 시행령 제65조의7 제3항은 공전소에 보관해도 원본 보존 의무가 면제되지 않는 문서 네 가지를 정합니다.

• 상법 시행령 등 다른 법령이 원본 보존을 요구하는 문서
• 등기·등록이나 명의개서가 필요한 자산의 계약서
• 소송 관련 제출·접수 서류와 판결문 사본
• 인가·허가 관련 제출·접수 서류와 인·허가증

이 조건을 놓치면 어떤 리스크가 있을까요. 하나금융TI 소개자료에 실린 한 외부 회계감사기관의 검토 의견은 이렇습니다. PDF 보관에 대한 명시적인 가산세 규정은 없지만, 원본 보관이 원칙이라 적격증빙이 아닌 것으로 보아 지출금액의 2%를 가산세로 물릴 리스크가 있다고 지적합니다. 법인세법 제75조의5가 정한 증명서류 수취 불성실 가산세입니다. 제가 보기에 실무자가 챙겨야 할 것은 스캔 여부가 아니라 이 조건의 충족 여부입니다.

하나금융TI Datarium의 회계전표 보관 모델

하나TV [하나금융TI]의 현장 영상은 문서고를 비추며 이렇게 설명합니다. "여기는 문서고입니다. (…) 회계 전표 등 하나금융그룹 관계사에서 작성되는 수많은 종이 문서들이 이곳으로 모입니다." 회계전표가 공전소로 넘어가는 대표적인 문서 유형이라는 뜻입니다.

지출결의 10단계를 3단계로

하나금융TI 소개자료는 회계전표 보관 프로세스를 "지출 결의 10단계에서 3단계로" 줄인 개선 사례로 소개합니다. 기존 방식은 열 단계를 거쳤습니다.

• 결의서 작성
• 결의서 출력
• 증빙자료 첨부
• 회계부서 제출
• 회계부서 내역확인
• 전표발행
• 전표결재
• 전표출력
• 증빙자료 편철
• 증빙자료 보관

개선된 방식은 세 단계로 줄어듭니다.

• 전자증빙을 활용한 결의서 작성
• 회계담당자의 내역확인 후 자동 전표 생성
• 전표 전자결재로 증빙서철까지 자동 생성

출력과 편철이라는 물리적 작업 자체가 사라지는 구조입니다.

전자문서 보관형과 전자화문서 보관형

Datarium은 회계전표를 두 갈래로 보관합니다. 처음부터 전자로 만들어진 문서는 전자문서 보관형을, 이미 쌓인 종이 문서는 전자화문서 보관형을 거칩니다.

전자문서 보관형은 전자결재 품의부터 시작합니다. 전자결재가 완료되면 PDF 변환 솔루션으로 전자문서 원본을 만들고, TSA(시점확인) Agent로 시점확인증명을 붙입니다. 하나TV 에서는 이 단계를 "타임스탬프 토큰에 준하는 TSA, 즉 시점확인 서비스로 시점확인증명서를 발급하여 전자문서의 존재 시각을 증명할 수 있고 위변조 여부를 검증할 수 있습니다"라고 설명합니다. 이후 송수신연계모듈과 VPN을 거쳐 공전소 시스템에 등록됩니다.

전자화문서 보관형은 이미 고객사 문서고에 쌓인 실물 문서에서 시작합니다. 고객사 물류를 통해 문서를 이관받아 Datarium이 신뢰스캔으로 전자화 작업을 하고, 공전소 시스템에 등록한 뒤 Datarium 문서고에 보관합니다. 이 유형만 실물 문서 폐기가 가능합니다.

구분	전자문서 보관형	전자화문서 보관형
대상 문서	전자결재로 처음부터 만들어진 문서	이미 종이로 쌓여 있는 문서
흐름	전자결재 완료→PDF 변환→TSA 시점확인→송수신연계모듈·VPN→공전소 등록	문서 이관→신뢰스캔(전자화)→공전소 등록→Datarium 문서고 보관
고객사 도입 항목	PDF변환 솔루션, TSA Agent, 송수신연계모듈, VPN	이용자시스템, 고객사 물류
원본 처리	전자문서 자체가 원본	실물 문서 폐기 가능

이 두 흐름이 앞서 본 국세기본법 제85조의3④의 "전자화문서로 변환하여 공전소에 보관"이라는 조건을 실제로 구현한 모습입니다. 고객사가 어느 쪽을 쓰든 최종적으로 공전소 시스템에 등록된다는 점은 같습니다.

정부 부문의 같은 흐름 — 2018년 전자문서 규제혁신

영수증을 A4에 풀로 붙이던 책상과 태블릿에 전자 영수증이 자동 첨부되는 장면의 대비

기업 회계만의 흐름이 아니었습니다. 국무조정실은 2018년 5월 24일 온라인·전자문서 규제혁신 방안을 확정하며 113개 세부 과제를 발표했습니다. 이 중 "종이문서 보관 의무를 전자문서 허용으로 바꾸는" 과제가 11건이었습니다.

정부 예산·기금과 관련된 영수증 연 4,800만여 건(2017년 기준 과기정통부 추산)을 전자문서로 대체하는 것이 대표 과제였습니다. 과학기술정보통신부는 사업비 집행서류 69만 건을 법령 개정 없이 풀었습니다. 감사원 계산증명규칙과 기획재정부 회계예규에 대한 유권해석만으로 전자문서 보관을 가능하게 한 것입니다. 한국인터넷진흥원(KISA)의 2017년 조사는 공공·민간 보관문서를 전자문서로 대체하면 연간 1조 1천억 원이 절감된다고 추산했습니다.

은행권만 놓고 봐도 매년 1억 장 넘는 대출·여신 서류가 종이로 쌓이던 시절입니다. 국무조정실은 당시 전자문서법 개정안이 국회에 제출 중이라고 밝혔습니다. 실제로 2020년 6월 개정을 거쳐, 전자화문서 보관 시 원본 폐기를 명문으로 허용하는 제31조의6②이 신설됐습니다. 지난 글(https://subby.tistory.com/878)에서%EC%97%90%EC%84%9C) 이 조항의 간주·추정 효력을 자세히 다뤘습니다.

결론 및 요약

이 글을 관통하는 논지는 하나입니다. 증빙 전자화의 실익은 스캔이 아니라 원본을 버릴 수 있는 법적 지위입니다. 장부·증거서류를 갖춘 것으로 인정받는 조건은 국세기본법 제85조의3④에, 종이 원본을 폐기할 수 있는 근거는 전자문서법 제31조의6②에 있습니다.

실무적으로 판단하면 회계 담당자가 확인할 순서는 이렇습니다.

1. 받은 증빙이 카드사 명세서·현금영수증·전자세금계산서·전자계산서처럼 별도 보관 의무가 이미 면제된 항목인지부터 가른다.
2. 남는 실물 증빙이 국세기본법 시행령 제65조의7 제3항의 예외 4종(계약서 등 위조·변조하기 쉬운 서류)에 해당하는지 확인한다.
3. 해당하지 않는다면 전자화문서로 변환해 공인전자문서센터에 보관해야 원본 폐기 요건을 갖춘다.
4. 자체 스캔·서버 보관만으로는 원본을 버릴 수 없다는 점을 결재라인에 미리 공유한다.

---

참고한 자료는 하나금융TI 소개자료, 국무조정실·행정안전부 보도자료, 국세청 답변·예규, 그리고 유튜브 영상 두 편입니다. 하나TV [하나금융TI] "티아이 TV│언택트 시대의 필수, 전자 문서의 모든 것을 밝혀드립니다 (feat.하나손해보험)│핵심사업탐방"(https://youtu.be/U34uMkbqEDQ)과%EA%B3%BC) 세금엔 윤식이형 "법인카드 종이영수증 꼭 보관해야할까? #shorts"(https://www.youtube.com/shorts/5WCXTEpmTJQ)입니다%EC%9E%85%EB%8B%88%EB%8B%A4).