공인전자문서센터란? 하나금융TI Datarium으로 보는 전자문서 보관

같은 스캔 문서 앞에 놓인 자체 서버 보관과 공인전자문서센터 보관의 두 갈래

계약서나 증빙을 스캔해서 서버에 두는 것만으로는 원본을 폐기할 수 없습니다. 공인전자문서센터에 보관해야 전자문서법의 간주·추정 효력이 생기고, 원본 폐기와 내용증명 같은 실무 효과로 이어집니다. 국내 1위 사업자 하나금융TI Datarium 사례로 그 차이를 짚습니다.

안녕하세요. 서비나라입니다.

계약서를 스캔해서 회사 서버에 올려두면, 종이 원본은 버려도 될까요?

실무에서 한 번쯤은 마주치는 질문입니다. 결론부터 말하면 "그냥 스캔"으로는 안 됩니다. 원본을 버릴 수 있으려면 정해진 곳에, 정해진 방식으로 보관해야 합니다. 그 정해진 곳이 바로 공인전자문서센터입니다.

이 글은 그 제도가 무엇이고, 국내 1위 사업자인 하나금융TI의 Datarium이 실제로 어떻게 운영되는지를 정리한 소개글입니다.

공인전자문서센터란 무엇인가 — 국가가 지정하는 전자문서 보관소

공인전자문서센터(이하 공전소)는 전자문서 및 전자거래 기본법에 따라 과학기술정보통신부 장관이 지정한 사업자입니다. npost.kr은 이를 "타인을 위하여 전자문서보관등의 업무를 하는 자로서 제31조의2 제1항에 따라 지정받은 자"로 정의합니다.

아무나 할 수 있는 사업이 아닙니다. 문서 무결성을 증명하는 증명서를 발급해야 하고, 이용자와 독립된 지위를 유지해야 하며, 손해배상책임보험 가입이 의무이고, 정기·수시 점검 대상입니다. 그래서인지 지정 사업자는 전국을 통틀어 5곳뿐입니다.

법인명	지정연월
(주)한국무역정보통신(KTNET)	2007.02
(주)엘지씨엔에스	2007.04
(주)하나금융티아이	2008.12
(주)케이티	2022.04
케이비신용정보(주)	2023.03

하나금융티아이는 2008년 12월에 지정받았습니다. 금융권 최초로 지정된 공전소이며, 하나금융TI 소개자료는 이를 '국내 5호 사업자'로 표기하고 있습니다. 하나TV 하나금융TI의 현장 탐방 영상 "티아이 TV│언택트 시대의 필수, 전자 문서의 모든 것을 밝혀드립니다 (feat.하나손해보험)" "국내 금융권 최초로 전자화문서 작성 시설 또는 장비 인증과 공인전자문서보관소 지정을 모두 획득"했다고 소개합니다.

전자문서법이 만든 효력의 구조 — 간주와 추정

공전소가 특별한 이유는 시설이 아니라 법이 부여하는 효력입니다. 전자문서 및 전자거래 기본법의 관련 조항 네 개를 순서대로 보면 그 구조가 보입니다.

전자문서도 '서면'이 된다 — 제4조의2와 제5조

제4조의2는 ①내용을 열람할 수 있고 ②작성·변환·송수신·저장 당시의 형태로 보존되어 있으면 전자문서를 서면으로 본다고 정합니다. 2020년 6월 개정으로 신설된 조항으로, "서면은 곧 종이"라는 오래된 관행을 바꾸려는 취지입니다. 제5조는 이 요건을 갖춘 전자문서·전자화문서 보관으로 다른 법령이 요구하는 문서 보관 의무를 갈음할 수 있다고 정합니다.

공전소에 맡기면 원본을 버릴 수 있다 — 제31조의6

제31조의6 1항은 공전소에 보관하면 제5조에 따른 보관이 이루어진 것으로 간주한다고 정합니다. 2항이 실무적으로 더 중요합니다. 공전소가 전자화문서를 보관하는 경우 전자화 대상 문서, 즉 종이 원본을 폐기할 수 있다는 조항입니다(2020년 6월 9일 신설, 가독성 미확보 등 일부 예외 있음). 회사 자체 서버에 스캔본을 올려두는 것만으로는 이 폐기 권한이 생기지 않습니다.

'간주'와 '추정', 입증 책임의 역전 — 제31조의7

제31조의7은 공전소에 보관된 전자문서가 보관 기간 중 내용이 변경되지 않은 것으로 추정하고, 공전소가 발급한 증명서의 기재 사항도 진정한 것으로 추정한다고 정합니다. 여기서 '간주'와 '추정'을 구분해야 합니다. 간주는 반대 증거를 대도 뒤집히지 않는 효력이고, 추정은 반대 증거가 나오면 뒤집힐 수 있는 효력입니다.

IT 업계에 몸담은 지 25년 가까이 되는데, "클라우드에 스캔해서 올려두면 되는 거 아니냐"는 질문은 지금도 실무에서 자주 나옵니다. 차이는 입증 책임에 있습니다. 자체 보관은 요건 준수, 위변조 여부, 보관 사실 자체를 보관자가 입증해야 합니다. 공전소 보관은 이 부담이 뒤집혀, 문제 삼는 쪽이 반증을 대야 합니다.

하나TV [하나금융TI]의 브랜드 소개 영상 "Hana TI │전자문서관리의 시작과 끝, Datarium(데이터리움)" 이 지점을 짚습니다. "자체 보관중인 전자문서는 법적 효력 확보에 불안정과 위변조 문제, 내용증명의 어려움이 발생합니다"라고 설명하며, 해법을 시점확인증명(TSA)과 법적 효력을 보장하는 공전소 보관에서 찾습니다.

구분	자체 보관(클라우드 포함)	공전소 보관
요건 준수 입증	보관자 본인이 입증	간주 효력(제31조의6)으로 입증 불요
내용 위변조 판단	보관자가 소명	보관 중 불변경 추정(제31조의7)
증명서 발급	해당 없음	법적효력증명서·시점확인증명서 발급
원본(종이) 폐기	임의 폐기 시 효력 불안정	전자화문서 보관 시 폐기 가능(제31조의6②)

국내 1위 사업자, 하나금융TI Datarium

대형 스캐너와 3중 백업 서버, 문서고와 파쇄 라인이 함께 있는 전자화 시설

앞서 본 제도가 실제로 돌아가는 모습은 사업자를 봐야 구체적으로 보입니다. 5개 지정 사업자 중 하나금융티아이의 브랜드가 Datarium입니다.

금융권 최초 지정, 제5호 사업자

2008년 12월 지정 이후, Datarium은 종이 문서의 전자화·보관부터 실물 폐기까지 책임지는 페이퍼리스 플랫폼으로 운영되고 있습니다. 4대 서비스는 전자(화)문서 보관, 법적효력증명서 발급, 시점확인증명(TSA) 발급, 실물 종이문서 보관·폐기입니다.

처리량과 인프라 규모

2024년 KISA 정기 보고 기준으로 Datarium은 전자화문서 8,200만 장을 처리하고 전자문서 34TB를 보관해, 공전소 사업자 중 처리량 1위를 기록했습니다.

Datarium 공식 소개자료에 따르면, 그 뒤의 누적치도 상당합니다. 2009년부터 2025년 7월까지 전자화문서 15억 1천만 장을 보관하고 종이문서 9억 1천만 장을 파기했습니다. 같은 기간 전자문서 227.4TB를 보관하고 TSA를 2억 3천만 건 발급했다고 밝히고 있습니다.

이를 뒷받침하는 시설도 만만치 않다고 소개합니다. 전용 시설 규모는 약 1,701평입니다. 일산 전자화작업장(814평)에는 스캐너 16대가 있어 일일 최대 전자화문서 70여만 장, 전자문서 20만 건, TSA 10만 건을 처리합니다. 청라 주센터와 논현 백업센터, 일산·이천 문서고(내부 약 1만 6천 박스, 외부 약 14만 5천 박스)가 그 뒤를 받칩니다.

위변조 방지를 위한 WORM 디스크 용량은 668TB이고, 3중 백업 체계를 갖췄습니다. 전담 인력은 약 120명 규모입니다.

2022년 말, 당시 공전소 사업자가 4개였던 시점을 기준으로 Datarium의 시장 점유율은 전자(화)문서 보관 기준 76%, 매출액 기준 83%였습니다.

보안과 관제 체계

Datarium 인프라는 하나금융그룹의 청라 통합데이터센터에서 운영됩니다. 금융보안원의 ISMS 인증을 공전소·전자화작업장·통합데이터센터·통합보안관제·클라우드 운영 범위까지 받았고, 과기정통부 주요정보통신기반시설로도 지정돼 있다고 밝히고 있습니다. 그룹 통합보안관제센터가 24시간 365일 관제하고, 시스템과 회선은 이중화되어 있습니다.

제도가 실제로 작동하는 장면들

우체국 창구 절차와 대비되는 스마트폰 모바일 전자증명 수신 장면

법과 인프라 이야기만으로는 제도가 뭘 바꾸는지 잘 와닿지 않습니다. 실제로 쓰인 사례 몇 개를 보면 그림이 명확해집니다.

법원과 금융권의 실물 서류 대체

하나금융TI에 따르면, 법원행정처는 2020년 12월 18일 공전소가 발급한 전자문서 증명서를 정본으로 채택하기로 확정했습니다. 민사집행법 제159조에 따른 배당금 지급증 교부에 이 전자문서 증명서가 쓰입니다. 기술신용보증기금, 한국주택금융공사, 신용보증기금, 주택도시보증공사 등 대위변제기관들도 2021년 12월 기준으로 이 증명서의 효력을 인정하고 있다고 소개합니다. 다만 한국자산관리공사 등 일부는 여전히 원본 실물 서류를 요구합니다. 실물 서류를 출고하는 데 걸리던 3～4영업일이 시스템 연계로 3～4분으로 줄었다고 밝히고 있습니다.

하나은행은 2021년 9월, 금융권 최초로 근저당권 무서류 관리 서비스를 도입했습니다. 근저당 말소·변경 업무에 실물 서류 대신 전자문서 증명서를 쓰며, 연간 약 30만 건의 근저당권 서류가 이 방식으로 처리됩니다. 하나금융TI 소개자료에 따르면 처리 기간이 3～5일에서 1일 이내로 줄었고, 연간 30만 건 기준으로 3억 원 이상을 절감했다고 밝히고 있습니다.

카카오톡으로 보내는 내용증명

모바일 전자증명(온라인 내용증명) 서비스는 두 사업자의 역할이 나뉘어 있습니다. 카카오는 공인전자문서중계자로서 송달 효력과 유통증명을 맡고, 하나금융TI는 공인전자문서센터로서 진본 효력과 보관증명을 맡습니다. 전자문서법 제18조의5(유통증명서)와 앞서 본 제31조의7이 근거입니다.

비용과 절차 차이도 뚜렷합니다. 우체국 내용증명은 1장 기준 5,200원(우정사업본부 2026년 현재 고시 기준: 통상우편료 500원+등기수수료 2,400원+내용증명수수료 1,300원+익일특급수수료 1,000원)이고 익일특급으로 1～2일이 걸립니다. 하나금융TI 소개자료에 따르면 카카오톡 모바일 전자증명은 건당 1,000원이고 실시간으로 발송되며, 열람 이력을 확인할 수 있고 5년 이상 보관된다고 합니다.

전자계약과 중소기업을 위한 분산형 전자화

전자계약플랫폼과도 연계됩니다. 체결된 전자계약서를 공전소에 즉시 보관하면서 TSA, 보관증명서, 감사추적증명서를 함께 확보하는 구조입니다. 집중형 전자화작업장을 이용하기 어려운 중소기업이나 소상공인을 위한 방식도 있습니다. 사내에서 직접 신뢰스캔을 거친 뒤 Datarium에 보관하는 분산형 전자화로, 규모가 작은 사업장도 원본 폐기 효력을 확보할 수 있습니다.

결론 및 요약

이 글을 관통하는 논지는 하나입니다. 페이퍼리스의 본질은 스캔이 아니라 원본을 버릴 수 있는 법적 지위의 문제라는 것입니다. 제가 보기에 많은 기업이 여기서 착각합니다. 서버에 파일이 있다는 사실과, 그 파일이 원본을 대신할 자격을 갖췄다는 사실은 다릅니다. 자격을 만드는 것이 전자문서법의 간주·추정 효력이고, 그 효력을 실제로 부여하는 곳이 공전소입니다.

부수적인 효과도 있습니다. Datarium 공식 소개자료에 따르면 종이문서 파기와 전자문서 보관을 통해 30년생 원목 약 12만 7,880그루, 물 801만 톤, 이산화탄소 2,308tCO2에 해당하는 환경 효과를 냈다고 밝히고 있습니다. 다만 이건 어디까지나 부수 효과이고, 도입 여부를 가르는 핵심은 여전히 법적 효력 쪽입니다.

계약서, 증빙, 각종 서류를 다루는 실무자라면 지금 쓰고 있는 보관 방식이 간주·추정 효력을 가진 공전소 보관인지, 아니면 그냥 스캔해서 쌓아 둔 자체 보관인지부터 확인해 볼 일입니다. 원본을 버려도 되는지 여부가 거기서 갈립니다.

회계 증빙은 어떻게 되는지는 회계 증빙 스캔 보관, 원본 폐기 가능할까? 글에서 이어집니다.

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Datarium 최신 소개자료 : https://datarium.co.kr/docu/front/html/Support/ht-su-dw.html